La création, la vie, la dissolution ou la vente des sociétés est rythmée par de nombreux actes et des échéances importantes. Il est important que toutes les formalités liées à la vie de la société soient respectées pour éviter les difficultés.
Les formalités liées à a création d’une société
A l’origine lors de la constitution de la société, le notaire va rédiger les statuts en tenant compte des projets de ses clients et aussi par exemple de leur situation matrimoniale.
Les statuts signés par acte authentique avec le notaire vont simplifier les formalités postérieures auprès du greffe. Le notaire va aussi réunir toutes les pièces et obtenir rapidement l’immatriculation de la société. La relation avec le greffe s’effectue notamment par l’envoi d’un formulaire spécifique pour chaque formalité et parfois aussi une publication dans un journal d’annonces légales.
Tout ceci est pris en charge par le notaire.
Les formalités auprès du Greffe du tribunal de commerce
De la constitution à la dissolution/ liquidation en passant par les changements de gérants, de nom, de siège social, les cessions de parts, les modifications d’associés, toutes ces étapes se concrétisent souvent par une décision collective des associés prise en assemblée générale.
Mais cette décision et les bouleversements qu’elle entraîne nécessite souvent et oblige à une modification des mentions figurant au greffe du tribunal de commerce.
Le notaire en tant que juriste habilité réalise ces formalités sur demande de ses clients.
Les formalités liées à la vente d’une société
Le notaire intervient aussi parfois à l’occasion d’une vente pour constater lors d’une assemblée générale l’accord des associés valablement exprimé. Bien souvent seule une décision collective au sein de la société peut valider une vente, un emprunt hypothécaire, un cautionnement et des cessions de parts par exemple.
Le notaire qui a la maîtrise du dossier et toutes les pièces entre les mains va naturellement rédiger les procès-verbaux et participer à l’établissement des formalités postérieures.
Les Assemblées Générales
Souvent la mise en place de l’assemblée générale au-delà des règles de forme de convocation nécessite l’intervention de personne ad hoc ou extérieur tel un commissaire aux apports, le conjoint d’un associé ou ses héritiers. L’analyse des statuts permettra de réaliser une assemblée générale conforme tant au regard du fond que de la forme (par exemple choix de la majorité pour voter).
Les formalités liées à la refonte des statuts
À d’autres moments de la vie des sociétés, à l’occasion d’apport, de cession de parts, de changements de gérants, il est nécessaire d’établir outre les formalités qui viennent d’être décrites mais aussi une refonte des statuts. Ces statuts à jour seront présentés au greffe pour remplacer les anciens, devenus obsolètes.
Le notaire qui a suivi toute la vie de la société accomplit sans mal cette formalité.
L’accomplissement des formalités liées à la vie des sociétés est primordial
Les formalités liés à la vie des sociétés nécessitent souvent en premier lieu une lecture et une analyse précise des règles fixées par les statuts pour mettre en œuvre ces formalités afin d’accomplir une procédure irréprochable qui ne soit pas susceptible d’être attaquée plus tard, par exemple par des associés à la position minoritaire ou opposant virulent.
Enfin le bon accomplissement des formalités postérieures va assurer la pleine efficacité de la décision et notamment son opposition aux tiers par la publication au greffe du tribunal de commerce.
Un retard de mise en œuvre ou une formalité non accomplie peut causer de lourd préjudice avec parfois des conséquences financières.
Il en va de même lors des étapes de dissolution et liquidation, sans même parler des hypothèses où figure à l’actif du bilan un immeuble à partager.Par une vision globale et la prise en compte des souhaits des associés, le notaire est incontournable sur la question des formalités en matière de société.
Phiippe JACQUET, notaire.
